El Artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) señala obligaciones en cuanto a conservación de documentos relacionados con una relación laboral. En consecuencia, es importante que los patrones tengan presente esta información, sobre todo en el marco de la regulación del outsourcing
| Documento, listado en el Artículo 804 LFT | Plazo para conservar la información |
| Fracción I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable. | Mientras dure la relación laboral y hasta un año después de terminada la relación laboral. |
| Fracción II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios. | Durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral. |
| Fracción III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo. | Durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral. |
| Fracción IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere la LFT y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social. | Durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral. |
| Fracción V. Demás documentos que señalen las leyes | Conforme señalen las otras leyes. |
Cabe resaltar que los plazos de conservación obedecen al plazo de prescripción señalado en el Artículo 516 de la LFT
Otras leyes: Seguro Social y Código Fiscal
La Ley del Seguro Social (LSS) indica, en la fracción II de su Artículo 15, que los patrones están obligados a “llevar registros, tales como nóminas y listas de raya en las que se asiente invariablemente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores”. Estos registros deberán conservarse durante los cinco años siguientes al de su fecha.
Por su parte, el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) indica que la contabilidad, para efectos fiscales, se integra, entre otras cosas, “la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes”. En ese sentido, el Artículo 33 del Reglamento del CFF indica que, entre los documentos e información que integran la contabilidad, se encuentra la documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones.
Cabe resaltar que, en primera instancia, la contabilidad deberá conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Es de resaltar que este plazo pudiera extenderse a diez años, según lo señalado en el párrafo dos del Artículo 67 del CFF.
- Para efectos laborales, se conservará un año después de que se extinga la relación laboral
- Para efectos fiscales, se conservarán cinco años a parir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con las operaciones relacionadas.
- Para efectos de seguridad social, se deberán conservar los recibos durante los cinco años siguientes al de su fecha.
Mientras haya un efecto fiscal derivado de un acto laboral se deberá conservar la documentación que ampare dicho acto hasta por un periodo de cinco años después que dicho acto tiene efecto fiscal. En consecuencia, para fines de contabilidad el plazo de cinco años implica conservar la documentación durante plazos mayores a los que requiere la normativa laboral.